IT系统对六西格管理的作用

标签： tractable IT 六西格玛 分类： 管理文摘

作者：精益六西格玛咨询师 李碧 17701323925

   如今，互联网+已经成为家喻户晓的热词，在阿里系的示范作用下，在党和国家领导人的倡议下，企业纷纷实施互联网+战略，对企业产品销售领域的变革起到了巨大的促进作用。
   实际上，国外企业在实施六西格玛的过程中，都会借助IT系统来促进六西格玛管理变革，我们先看看联合信号的例子：
   在联合信号的工程材料中心部署六西格玛的早期，所有的程序跟踪（包括已经培训和认证的黑带数量，已完成项目的财务成果和业务的业绩）都是用Excel表格和其他简单的应用软件完成的，如微软的Project。很快他们就发现六西格玛办公室资源（人手）不足，而跟踪也变得耗时和困难。
   例如，下表是联合信号的早期部署之一的汇总。这个报告展示了在部署的前3年（1995、1996和1997年）里积累的一些统计结果，包括累计的财务影响、运营度量指标和培训的诸带数量。这个报告是用桌面应用程序Excel表格——生成的，为此投入了大量时间和精力。但是，在可以使用企业级系统的今天，只需点几下鼠标，敲几下键盘就能生成这个报告。
   后来联合信号基于互联网开发了六西格玛管理软件，专门跟踪六西格玛活动。它被叫做“毒蛇X”，就是以六西格玛吉祥物“毒蛇”跑车来命名的。
   联合信号认为，在六西格玛信息系统的帮助下，他的团队就能够做到：
    .更加有效的完成项目；
    .更加一致地应用工具（基于文档共享）
    .更加及时的跟踪和汇报
    .更加容易地合作
    .更快的实现更好的程序
   简而言之，IT系统对六西格玛变革的主要好处有以下3种：
1.提高沟通效率
   良好的沟通是项目成功的关键。有了互联网，所有的信息可以在瞬间传递到世界任何角落。同样的道理，借助于TRACtable六西格玛管理系统，您可以实现最高效率的沟通，随时掌控项目的进展情况，及时了解项目的风险和问题。
   在系统内部，我们建立了多种程序化的沟通方式，包括公司级的信息发布、六西格玛通知发布平台、项目进度周报、企业内部BBS以及文档共享等，在提高沟通效率的同时，规范沟通计划，确保内部沟通顺畅，并最终促使六西格玛文化的形成。
2.高速获取信息，支持管理决策
   管理就是所谓的PDCA循环，管理层必需获得必要的数据和信息以支持其决策。有一句流行的六西格玛格言，就是“不能度量就不能管理”。这对于企业级的六西格玛变革尤其正确。在执行官级别，执行官团队要准确而实时的了解全球的项目群和项目团队的工作情况很困难。如果不能深入地了解团队的日常工作情况，要有效和及时地做出领导决策和战略建议，实际上是不可能的。
   当我们需要了解一些数据时，如果靠手工操作，是非常耗时的，很难想象像沃尔玛这么大规模的公司如果靠手工查询某个产品的库存会有多么困难。当一个企业在六西格玛推广期，同时管理数百个项目时，难度不低于管理某个产品的库存! 如果你有500或者1000个六西格玛项目，想象一下试图手工跟踪全部项目群的进展，那会是什么情形！
   正如联合信号的例子所表达的观点，借助于TRACtable六西格玛管理系统，即使您的企业内有几百个项目，您也可以随时查看任何项目的最新进度，或者了解全部项目所产生的财务收益及任何统计数据，你不需要等到第二天才能看到这些数据，你所做的只是点击几个按钮而已，系统会马上完成计算，并告诉你结果，就像baidu搜索那样容易。
3.降低企业管理成本
   企业采用IT系统的一个重要理由就是低成本，我曾经在冠捷科技做过六西格玛管理的推进工作，每月我都需要花费时间统计项目的进度，并制作月报。每个月我在制作报告上花费1-2天时间，中间很大一部分时间是来和各部门六西格玛推进联系人进行沟通，收集项目的信息，以便完成报告。
   当时我们有10多个部门联络人，意味着他们也需要花时间去进行信息的收集，而他们面对的是每个项目的负责人，当时我们的项目最多时也达到100来个，即需要和100多人进行沟通，这样算下来，没有IT系统的支持，我们可能会浪费的时间会远远超出你的想像！
   当项目和团队成员的数量增加时，这些用于跟踪成果的本地共享文件和专门的沟通信息流，很快就会因为人工错误和信息版本冲突而崩溃。你可以想象一下，仅仅把一个公司的一个事业部的运营结果整合到报告中需要多少手工工作，你立即会祈求一套自动化的企业系统。
   由于我从事过8年的六西格玛咨询工作，我也看过很多其他企业的六西格玛推进部门为了解决项目管理的问题，通过增加六西格玛部门的人手来解决，即所谓的人海战术，然而，这种方式是成本最高的方式，一个人所能跟踪的项目或处理的业务是有限的，而IT系统，则可以处理远超人力所及的海量数据，来大幅节约企业的成本。
   目前TRACtable六西格玛管理系统的定价在10万元以内，且为永久授权，不到一个软件工程师5个月的薪水，其定价远远低于国外同类系统数百万元的价格，而功能甚至更为强大，是企业实施六西格玛变革的必备武器。
作者：李碧 网址：www.tractable.cn 公众号：tractable
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